Gestão por processos: o que é e sua importância na expansão do negócio

Gestão por processos: o que é e sua importância na expansão do negócio

A gestão por processos constitui em uma estratégia já consolidada para melhorar a gestão da empresa e permitir maior descentralização e uma estrutura organizacional mais horizontalizada. 

Nesse sentido, é uma forma de estruturar as operações com o intuito de atender às necessidades do cliente de forma mais ágil e eficiente e tornar a organização  mais líquida e inovadora.

Assim, é preciso falar também da gestão de processos e como implementar melhorias constantes que impactarão na melhor produtividade e resultados na empresa.

Então, os líderes das empresas terão condições de analisar os resultados e dar o melhor direcionamento para os times na operação e gestão do negócio.

Saiba mais.

O que é gestão por processos?

É uma mudança com relação à visão tradicional de gestão de uma empresa, marcada por um foco mais funcional. Nesse sentido, envolve maior alinhamento aos processos, pensando nas etapas e nos resultados.

Ou seja, é uma administração que pensa como foco na maior produtividade,  melhor atendimento ao cliente e consequentemente melhores resultados para a empresa. Isso tudo levando em consideração o engajamento dos times para trabalharem em conjunto e de forma integrada.

Há maior integração entre as equipes e entre os times diferentes para assegurar uma boa comunicação e colaboração. 

É diferente de uma visão tradicionalista que se fecha mais em silos: cada setor se preocupa apenas com o seu trabalho e suas entregas. Essa visão funcional por muito tempo foi a padrão nas empresas, independentemente do porte.

A questão é que houve a necessidade por adaptação diante de um cenário mais moderno e competitivo, orientado pela transformação digital. Nesse novo momento, é preciso ter velocidade nos processos, mas também focar em qualidade e consistência.

As empresas concorrem em cenários cada vez mais complexos, e de forma mais rápida muitas estão incorporando tecnologias de automação e otimizam processos rapidamente. Novos desafios surgem a cada momento, o que demanda maior velocidade na adaptação de processos e capacitação dos times.

Com os processos separados por departamentos e silos, ou com uma visão pouco integrada, um dos problemas era que se tinham interesses conflitantes, atrapalhando os resultados. Diante disso, era preciso repensar a estrutura da organização e a forma de fazer a gestão dos negócios.

Qual a importância da gestão por processos na expansão do negócio?

Dificilmente uma empresa consegue sustentar um plano de expansão se sua estrutura organizacional e os processos não estiverem claramente definidos e alinhados com a estratégia de expansão. 

A gestão por processos , como falamos, é um grande suporte para a expansão e modernização dos negócios. 

Nesse sentido, torna-se a base de uma empresa que deseja transformar e expandir o seu negócio de forma segura e sustentável, além de  uma completa adaptação ao cenário moderno digital

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A gestão por processos é importante para fazer a liderança repensar  a forma de atuação e de como “as coisas são feitas” para aprimorar a eficiência e produtividade. Assim, se busca uma estrutura um pouco mais colaborativa, integrada, que coloca as pessoas em contato com as outras.

Para esse aspecto específico da produtividade, a forma de mapeamento, padronização, modelagem, documentação e monitoramento do processo é fundamental.

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Além disso, esse tipo de gestão também ajuda a enxergar as operações como um todo, a cadeia de valor de forma completa. Ou seja, diminui um pouco a visão que considera apenas partes do processo para visualizar o todo.

Essa visualização permite, então, quebrar gargalos operacionais e ajustar as operações para chegar a melhores resultados de produtividade e qualidade.

Outro ponto é que a gestão fundamentada em processos permite tornar a empresa mais flexível e aberta a mudanças. 

Nesse sentido, é mais fácil atender a demandas do mercado e acompanhar o ritmo imposto por situações imprevistas e expandir para  outros mercados até então não explorados, sem risco de perder o controle da gestão e operação dos negócios.

No geral, essa forma de gerir os processos torna as empresas mais eficientes, organizadas e sistemáticas – ou seja, estabelece a forma de se fazer as coisas, evitando erros e permitindo maior fluidez, uma vez que já está desenhado o que precisa ser feito, sem que as pessoas da organização precisem descobrir (ou inventar novas formas de se fazer) a cada nova demanda. Há um ganho considerável em melhorias e em flexibilidade que se torna vantagem para os clientes também.

Associando processos bem definidos com uma estrutura voltada ao crescimento como em um projeto de expansão com o franchising, por exemplo, é possível atender aos objetivos de expansão e evoluir de acordo com o mercado.

Essa estrutura integrada com papéis e processos claros, facilita a expansão, pois permite replicar o modelo de operação com maior clareza  e evitar a descaracterização  do modelo de negócio.

Gestão de processos e gestão por processos: conheça a diferença

Quando falamos em gestão baseada em processos, é preciso também entrar na questão da gestão de processos. São conceitos similares, mas com diferenças importantes.

A gestão de processos diz respeito a uma forma de avaliar os processos em busca de melhorias contínuas. É uma visão focada em planejamento estratégico, mapeamento dos processos, modelagem, análise, monitoramento, entre outros fatores.

Ou seja, é uma metodologia que busca entender os processos como estão e traçar pontos de otimização. O objetivo é reduzir custos, melhorar qualidade, aproveitar o tempo com maior eficiência, otimizar as decisões, etc.

Envolve métodos e também aplicações e sistemas. Uma das mudanças interessantes nesse sentido é a adoção da automação para tarefas repetitivas, em busca de maior eficácia e maior precisão. 

Por sua vez, a gestão baseada em processos, como já falamos, requer muito mais. É uma mudança estrutural, de como a empresa enxerga a divisão entre suas partes. 

A gestão por processos naturalmente requer uma análise de processos e uma gestão inteligente deles. Ou seja, a gestão por processos inclui a gestão de processos (ex: processos de vendas). Assim, é viável fazer valer o esforço de integração e de alinhamento entre os times. 

Por outro lado, pode existir uma situação em que a gestão de processos seja usada em uma empresa funcional, com uma arquitetura ainda tradicionalista. Esses dois conceitos não são excludentes.

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Principais vantagens da gestão por processos

A gestão por processos demanda maior clareza para suas operações. Dessa forma, se define melhor como as tarefas serão realizadas, inclusive passando pelas atribuições dos diferentes times. 

A empresa consegue eliminar pontos-cegos e obscuridade nos processos, para garantir a redução dos gargalos.

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Outra vantagem é a facilidade de mensuração de resultados. Com os processos mais claros e desenhados de uma forma compreensível, fica mais viável acompanhar os resultados e definir os indicadores.

É possível entender como mapear os processos e como acompanhar a performance de forma realista.

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Conclusão

A gestão por processos reestrutura a visão da empresa para um foco maior em integração, profissionalização e sistematização da empresa. Assim, a empresa se adapta melhor à modernidade e garante a evolução que precisa para se transformar diante das novas demandas.

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