O mapeamento de processos é uma metodologia de estudo organizacional que visa a melhor compreensão e documentação das etapas e sequências envolvidas na entrega de um produto.
Por meio dessa ferramenta é possível destrinchar em detalhes todos os componentes dos processos, responsáveis e entregas.
Na produção o fluxo de processos é mais evidente e estruturado, correspondendo às etapas da linha de produção.
Entretanto, o mapeamento de processos pode ser empregado em tarefas administrativas e organizacionais como um todo.
Por que fazer o mapeamento de processos da empresa?
Quando uma empresa opera sem um mapa dos processos ela fica suscetível a decisões individuais de colaboradores que nem sempre estão aptos para fazer escolhas estratégicas sobre a operação.
Além disso, o negócio torna-se mais vulnerável à rotatividade de colaboradores, perdendo know-how, uma vez que ele não está bem documentado.
Portanto, o mapeamento de processos é uma ferramenta estratégica à solidez do negócio e gera benefícios como:
- superação de gargalos operacionais;
- clareza organizacional e das hierarquias vigentes;
- clareza nas responsabilidades de cada função;
- maior padronização institucional;
- transparência dos processos e compliance;
- retenção de conhecimentos operacionais;
- mais oportunidades para otimizar e automatizar processos;
- melhora do relacionamento com fornecedores e parceiros;
- melhora da qualidade da entrega ao cliente.
Os benefícios relacionados ao mapeamento de processos estão relacionados tanto aos aspectos cotidianos da operação como também em questões estratégicas da empresa.
Mapeamento de processos: por onde começar
O mapeamento de processos deve ser iniciado pela definição de qual metodologia vai ser aplicada ao caso.
Existem diferentes tipos de mapeamento de processos para atender às variadas necessidades de um negócio, como o fluxograma, fluxograma horizontal, mapofluxograma, Unified Modeling Language (UML) e Business Process Model and Notation (BPMN).
A identificação de qual metodologia de trabalho melhor atende às demandas do negócio é um primeiro passo, mas deve ser seguido de procedimentos estruturados visando um resultado satisfatório.
Objetivos do processo
Cada processo deve atender um objetivo no funcionamento da área e da empresa. Existem diferentes tipos de processos, como:
- primários que entregam valor direto ao cliente;
- gerenciamento que se referem a etapas de mediação, controles e gestão do negócio;
- apoio que são necessários para que outros processos sejam factíveis.
Esse mapeamento inicial deve tornar claro quais processos são executados do início ao fim de uma atividade.
Entradas e saídas
No mapeamento é preciso identificar qual a entrada e saída relacionadas a cada processo.
Um exemplo de entrada é uma solicitação de compra de insumos e a saída é a nota do pedido ao fornecedor.
Considerando a entrada e a saída é preciso mapear quais as atividades para que esse fluxo seja executado, bem como quando ele envolve agentes internos ou externos e tempo de espera ou de processamento da solicitação.
Sequenciamento do fluxo de processos
Quando cada processo está mapeado em sua individualidade, é possível estruturar o sequenciamento dos fluxos.
Em geral, é nesse ponto, no qual os processos são colocados em perspectiva com a operação como um todo, que é possível identificar gargalos operacionais e oportunidades de otimização.
Ainda assim, é importante que apenas com a finalização do mapeamento de processos sejam propostas melhorias e realizados os ajustes organizacionais necessários.
Definição de métricas
Se cada processo tem uma saída, assim como conjuntos de processos, é possível determinar métricas para monitorar o andamento dessas atividades.
É importante que as métricas sejam estratégicas de forma a gerar conhecimento da operação e beneficiar a tomada de decisão.
Assim, elas não podem ser específicas demais a ponto de controlar cada ação do colaborador e nem genéricas demais que não forneçam dados relevantes sobre as atividades.
Documentação
A etapa final do mapeamento de processos é a documentação que deve apresentar a estrutura em forma de organograma das atividades, como elas se relacionam e se complementam.
Por meio da documentação a empresa retém o know how da operação, acompanha as métricas de desempenho, desenvolve treinamentos, define quais documentos e relatórios são de fato importantes e cria um histórico útil dos seus processos.
Mapeamento de processos em franquias
O mapeamento de processos é uma metodologia relevante para empresas de todos os tamanhos e segmentos, pois fornece conhecimento operacional e organizacional.
Entretanto, na área de franchising essa técnica é ainda mais relevante, uma vez que toda a noção de franquia é baseada na padronização e capacidade de replicabilidade dos processos.
No modelo de franquia, a franqueadora fornece o know how operacional e organizacional para que as franqueadas executem processos já consolidados e otimizados.
Portanto, a transferência de know how do franqueador é indispensável à operação exitosa dos franqueados, o que está associado diretamente a um mapeamento de processos bem detalhado e documentado.
O Grupo BITTENCOURT é especializado em formatação de franquias, que envolve estudo e documentação dos processos, bem como outros serviços para estudo de viabilidade de franqueabilidade, planos de expansão e todo o suporte necessário ao êxito do franqueador e franquias.
