A importância de gerir a documentação dos franqueados em uma rede de franquias

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Ao longo do tempo, temos trabalhado com redes de diversos setores, em diversos momentos de expansão e percebemos que poucos franqueadores dão a devida atenção à documentação da rede. Primeiramente, vamos definir qual é essa documentação. Durante o processo de seleção, o franqueado recebe diversas informações, algumas escritas, outras verbais. Muitas fazem parte do segredo dos negócios da franqueadora, sendo assim, o primeiro documento que o empreendedor deve estar atento é o termo de confidencialidade. No decorrer do processo, querendo ambas as partes avançar, o Franqueador deverá apresentar ao candidato a COF (Circular de Oferta de Franquias), a qual deve conter uma declaração de recebimento, com data e assinatura. Na minha opinião, a declaração confirma o recebimento, mas não o conteúdo, e, em algum momento, isso poderá ser objeto de discussão. Logo, por via das dúvidas, entendo ser mais prudente o Franqueador ter uma cópia idêntica, da COF e anexos, que forneceu ao franqueado, com todas as páginas rubricadas, além da declaração de recebimento.
Até essa fase não há qualquer compromisso entre as partes, porém, tais documentos resguardam a franqueadora em caso de vazamento de informações que prejudiquem a rede. Optando as partes por avançarem no processo, assina-se o pré-contrato, ou na falta deste, já o contrato definitivo de franquias. Neste documento é muito importante constar a data de assinatura para não se ferir a obrigatoriedade da Lei de Franquias. Segundo ela, a assinatura do pré-contrato ou contrato, bem como qualquer pagamento, somente poderá ser realizada 10 (dez) dias após a entrega da COF, sob pena do franqueado poder requerer indenização de todo o montante investido, inclusive pagamento de royalties.
Como podemos perceber, até agora já são três datas muito importantes de serem comprovadas por meio de documentos – a da entrega da COF, da assinatura do pré-contrato/contrato e do primeiro pagamento realizado pelo franqueado, que normalmente é a taxa de franquia.
Após esses documentos, a relação entre as partes já está formada, contudo, continua-se o processo de documentação. A cada treinamento/reciclagem, visitas de campo, planos de ação, a cada descumprimento contratual, tudo deve ser documentado. Logicamente que cada documento tem seu teor, alguns amistosos outros nem tanto – quando a situação for de repreensão, por exemplo – por isso, o franqueador precisa ter a sensibilidade de como documentar cada caso. Outra questão muito importante são as renovações contratuais. Muitas redes assinam o primeiro contrato com prazo de renovação automática ou previsão de vigência por prazo indeterminado e não se preocupam com o prazo de vencimento. Ocorre que o contrato de franquias tem por essência o prazo determinado, para que assim, conforme o desenvolvimento da rede, o franqueador tenha a faculdade de adequar as cláusulas e suas aplicabilidades, de renovar as diretrizes da rede, pois o contrato jamais deve ser estático, ele deve evoluir com a rede, e as renovações propiciam essa evolução.
Por outro lado, tão importante quanto documentar é ter a documentação organizada. Muitos litígios são perdidos quando as partes sabem que tem um documento comprobatório, mas não sabem onde o guardaram. Toda a documentação de cada franquia deve estar organizada, e, de preferência à mão. A principal questão que devemos pensar é que a documentação serve para resguardar as partes, fazer prova quanto ao suporte oferecido, demonstrar a prática de infrações contratuais, e principalmente comprovar o exercício dos direitos das partes. Mas vale ressaltar que o gerenciamento desta documentação é tão importante quanto cada atividade a ser documentada. Artigo escrito pela advogada Lívia O. Rocha, responsável pela área jurídica do Grupo BITTENCOURT